WMS, atau Warehouse Management System, adalah sistem pergudangan yang secara khusus digunakan untuk manajemen operasi gudang. WMS menggunakan teknologi informasi untuk secara akurat mengendalikan dan mengelola penyimpanan, inventaris, serta operasi masuk dan keluar barang di gudang. Pada saat yang sama, sistem pergudangan ini juga dapat secara efektif mengkonfigurasi dan mengatur ruang, peralatan, tenaga kerja, dan sumber daya gudang lainnya untuk meningkatkan efisiensi operasional gudang secara keseluruhan, mengurangi biaya, dan memastikan keakuratan data inventaris.

Tips Memilih Sistem Pergudangan

1. Sesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan Sendiri

Source: Freepik

• Analisis proses bisnis

Tinjauan terperinci atas proses bisnis gudang yang ada, termasuk proses penerimaan (seperti metode pengiriman pemasok, standar dan prosedur penerimaan barang), proses penyimpanan (aturan penyimpanan barang, apakah akan disimpan berdasarkan kategori, kelompok, atau metode lain), proses pengambilan (apakah akan diambil per kotak atau per potong, perencanaan rute pengambilan, dll.), proses pengiriman (cara terhubung dengan perusahaan logistik, pembuatan dan pemrosesan pesanan pengiriman), dan proses pengembalian.

• Tentukan persyaratan fungsional

Menurut proses bisnis, cantumkan persyaratan fungsional untuk sistem WMS. Fungsi dasar meliputi manajemen inventaris (seperti kueri inventaris, penyesuaian inventaris, peringatan inventaris, dll.), manajemen tata letak gudang (manajemen lokasi penyimpanan, perencanaan kapasitas gudang), manajemen pesanan (penerimaan pesanan, alokasi pesanan, pelacakan pesanan).

• Pertimbangan perencanaan pengembangan perusahaan

Evaluasi arah pengembangan dan rencana ekspansi perusahaan di masa mendatang. Jika perusahaan berencana untuk menambah beberapa gudang tahun depan, sistem WMS yang dipilih harus memiliki kemampuan manajemen multi gudang dan dapat dengan mudah mengkonfigurasi dan memperluas sistem. Pertimbangkan kemungkinan perubahan dalam model bisnis.

2. Evaluasi Fungsi Sistem Dan Karakteristik Teknis

Source: Freepik

• Kelengkapan dan fleksibilitas fungsional

Periksa apakah sistem WMS yang Anda pilih dapat memenuhi semua persyaratan fungsional yang ditentukan sebelumnya atau tidak. Untuk kelengkapan fungsional, penting untuk tidak hanya melihat apakah sistem memiliki fungsi dasar dan khusus, tetapi juga untuk melihat kedalaman dan detail fungsi-fungsi ini. Misalnya, apakah fungsi manajemen inventaris dapat mendukung beberapa metode penilaian inventaris (first-in-first-out, weighted average).

• Kemampuan integrasi sistem

Pertimbangkan kemampuan integrasi sistem WMS dengan sistem perusahaan lain yang ada (seperti sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), sistem manajemen transportasi (TMS), platform e-commerce, dll.). Integrasi yang baik dapat mencapai aliran data yang lancar dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan. Misalnya, saat pesanan baru dibuat di platform e-commerce, pesanan tersebut dapat disinkronkan secara otomatis ke sistem WMS untuk diproses; saat inventaris di sistem WMS berubah, pesanan tersebut dapat diumpankan kembali ke sistem ERP secara tepat waktu untuk memperbarui data keuangan.

BACA JUGA: Warehouse Management System (WMS): Pengertian, Manfaat dan Contohnya

• Arsitektur dan kinerja teknis

Pahami arsitektur teknis sistem WMS. Secara umum, arsitektur berbasis komputasi awan memiliki skalabilitas dan fleksibilitas yang lebih baik, dan perusahaan dapat secara fleksibel menyesuaikan alokasi sumber daya sesuai dengan penggunaan aktual. Pada saat yang sama, perlu juga mempertimbangkan keamanan sistem, seperti enkripsi data, manajemen hak pengguna, dan fungsi lainnya untuk memastikan keamanan data gudang.

3. Riset Supplier

Source: Freepik

• Reputasi dan pengalaman pemasok

Periksa reputasi supplier dan reputasi pasar. Anda dapat mengetahuinya dengan melihat ulasan industri, kasus pelanggan, dan review online. Supplier dengan reputasi baik biasanya dapat menyediakan produk dan layanan yang lebih andal. Selidiki pengalaman pemasok di bidang WMS. Pemasok berpengalaman lebih memahami kebutuhan industri dan solusi untuk masalah umum, dan sistem yang mereka kembangkan mungkin lebih sesuai dengan skenario aplikasi aktual.

• Layanan dan Dukungan Pemasok

Pahami konten layanan pemasok, termasuk layanan pemasangan sistem (apakah disediakan tim pemasangan profesional untuk memastikan pemasangan sistem yang lancar), layanan pelatihan (apakah disediakan pelatihan komprehensif, termasuk pelatihan pengoperasian, pelatihan manajemen, dll.), dan layanan dukungan teknis (apakah ada hotline dukungan teknis 24/7 dan berapa waktu mereka merespon).

4. Analisis Biaya dan Manfaat

• Penilaian biaya sistem

Identifikasi biaya pengadaan sistem WMS. Ini termasuk biaya lisensi perangkat lunak, biaya pembelian modul (jika sistem dibebankan per modul), dll. Pada saat yang sama, Anda juga harus mempertimbangkan biaya implementasi, seperti biaya pemasangan dan debugging sistem, biaya migrasi data, dan biaya pengembangan khusus (jika sistem perlu disesuaikan).

• Evaluasi manfaat

Perkirakan potensi manfaat dari penerapan sistem WMS. Manfaat utamanya meliputi peningkatan perputaran inventaris (melalui manajemen inventaris dan pemrosesan pesanan yang lebih baik untuk mengurangi penumpukan inventaris), peningkatan pemanfaatan ruang gudang (melalui pengoptimalan tata letak gudang dan strategi penyimpanan), pengurangan biaya tenaga kerja (melalui otomatisasi dan alur kerja yang efisien untuk mengurangi operasi manual), dan peningkatan kepuasan pelanggan (melalui pemrosesan pesanan dan kecepatan pengiriman yang lebih akurat). Melalui analisis biaya-manfaat, Anda dapat memastikan bahwa sistem WMS yang dipilih dapat memberikan nilai riil bagi perusahaan.

Jika Anda tertarik mencoba sistem WMS, Anda dapat mulai menggunakan sistem omnichannel BigSeller. Melalui BigSeller, Anda dapat menggunakan fitur WMS untuk mengurus semua urusan pergudangan mulai dari stok masuk, keluar hingga pergantian gudang. Mau mencoba fiturnya? Registrasi langsung dengan klik di sini secara GRATIS!