Quản lý kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử và bán lẻ. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, quản lý kho bằng mã vạch đã trở thành một giải pháp hiệu quả và tiên tiến, giúp thay đổi thói quen quản lý kho bằng excel truyền thống, cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho, thực hiện các thao tác kho nhanh chóng, đơn giản mà chính xác. Hãy cùng BigSeller tìm hiểu lợi ích mà quản lý kho bằng mã vạch mang lại cùng với cách quản lý kho bằng mã vạch chính xác và dễ dàng nhất nhé!
 

1. Mã vạch là gì? Lịch sử ra đời mã vạch

1.1. Mã vạch là gì?

Mã vạch là một chuỗi các ký tự được mã hóa dưới dạng các đường kẻ dày và mỏng, cho phép máy quét đọc nhanh chóng và chính xác thông tin về sản phẩm. Sử dụng mã vạch giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm kê hàng hóa.

Mã vạch là một công nghệ nhận dạng tự động được phát triển trong ứng dụng máy tính. Nó sử dụng các thiết bị quét quang điện để đọc các ký hiệu mã vạch và hiển thị các dữ liệu liên quan trên máy tính một cách nhanh chóng và chính xác. Trong kiểm soát tồn kho, công nghệ mã vạch có thể giúp định vị và quản lý các mặt hàng trong kho, đảm bảo tính chính xác của số lượng tồn kho để tránh quá tồn hoặc thiếu hụt hàng trong kho, đơn giản hóa các quy trình, cải thiện dự báo, duy trì số lượng tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đồng thời giảm thiểu chi phí tồn kho.
 

1.2. Lịch sử ra đời mã vạch

Mã vạch ra đời vào năm 1949 bởi Norman Joseph Woodland và Bernard Silver ở Philadelphia, Mỹ. Khi đó, một chủ cửa hàng tại Philadelphia liên hệ với trường đại học Drexel nơi Wppdland học để đề nghị giúp đỡ tìm phương pháp đánh dấu hàng hóa để dễ dàng quản lý kho và giảm thiểu nhầm lẫn trong phần mềm quản lý hàng hóa. Sau đó, Woodland và Silver đã tiến hành nghiên cứu và thử nghiệm các phương pháp đánh dấu khác nhau như dùng dấu hiệu, số, hình vẽ,... Cuối cùng, họ quyết định sử dụng mã vạch, một chuỗi các đường gạch đen và trắng được đọc và chuyển đổi thành thông tin bằng máy đọc mã vạch.

Sau khi đã phát triển thành công mã vạch, Woodland và Silver đã thành lập một công ty để sản xuất và bán các sản phẩm mã vạch. Ngày nay, mã vạch được sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp và trong đời sống hàng ngày để quản lý và kiểm tra thông tin về sản phẩm.

2. Mã vạch trong quản lý kho

Quản lý tồn kho hiệu quả rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó giúp tránh tình trạng quá tải, thiếu hàng hoặc các vấn đề khác trong kho, đồng thời làm đơn giản hóa quá trình và cảnh báo tồn kho. Công nghệ mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quản lý tồn kho vững chắc.

Quản lý tồn kho hoặc điều khiển tồn kho liên quan đến duy trì số lượng hàng tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh trường hợp chậm giao hàng và đồng thời giữ chi phí tồn kho thấp nhất.

Bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý sản phẩm vật lý đều cần tồn kho để bán hàng. Quản lý tồn kho giúp đảm bảo các nhà bán hàng luôn có đủ hàng tồn kho cho khách hàng, vì nó có thể cân bằng chi phí đầu tư mua và lưu trữ hàng tồn kho. Quá trình này có thể dễ nói nhưng khó làm. Có thể liên quan đến nhiều yếu tố ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, điều này làm cho quản lý kho trở nên phức tạp hơn.
 

3. Hệ thống kiểm soát kho hàng hoạt động như thế nào?

Khi bạn biết loại kho hàng mình sở hữu, việc kiểm soát kho hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Khi nói đến kho hàng hoặc hệ thống kiểm soát kho hàng, đó là một giải pháp kỹ thuật cho phép thực hiện nhiều quy trình thủ công tự động, để theo dõi và quản lý hàng hóa của công ty thành công thông qua chuỗi cung ứng. Nhận dạng mã vạch là một công nghệ chính để tăng cường việc theo dõi và quản lý kho hàng, từ đó tạo nên một hệ thống kiểm soát kho hàng mạnh mẽ. Lựa chọn một giải pháp kiểm soát kho hàng tốt dựa trên mã vạch sẽ giúp củng cố quy trình này thêm nữa.

Đối với các doanh nghiệp phụ thuộc vào sản phẩm vật lý, quản lý tồn kho có thể là yếu tố quyết định lợi nhuận lãi lỗ. Nếu được thực hiện đúng cách, nó có thể giúp tăng lợi nhuận mỗi giao dịch bán hàng, đồng thời giảm chi phí. Bằng cách sử dụng công nghệ mã vạch, các doanh nghiệp có thể tự động hóa những quy trình thủ công phức tạp liên quan đến kiểm soát tồn kho, đạt được hiệu quả và độ chính xác cao hơn.

Hệ thống quản lý tồn kho dựa trên mã vạch phân bổ một mã vạch cho mỗi mục tồn kho. Trong quá trình quản lý  kho hàng, máy quét mã vạch được sử dụng để quét label mã vạch trên mỗi sản phẩm.
 

4. Hình thức sử dụng mã vạch trong quản lý tồn kho

Trong quá trình kiểm soát tồn kho, mã vạch có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau, ví dụ:

- Nhặt hàng cho  đơn hàng
- Tiến hành iểm kê tồn kho
- Đặt hàng lên kệ
- Chuyển kho, xuất & nhập kho, v.v.

Một trong những lý do chính khiến các mã vạch trở nên phổ biến trong các ngành công nghiệp khác nhau là chúng giúp thiết lập một tiêu chuẩn để xác định các sản phẩm hoặc mặt hàng cùng loại trong toàn chuỗi cung ứng. Ví dụ, khi phát triển một sản phẩm, nhà sản xuất có thể gán thẻ nhãn mã vạch mã UPC hoặc mã sản phẩm duy nhất để nhận dạng sản phẩm một cách nhanh chóng. Nhà sản xuất, người tiêu dùng, nhà phân phối và nhà bán lẻ có thể sử dụng cùng một mã UPC để truy xuất thông tin chính xác.
 

5. BigSeller- phần mềm quản lý kho bằng mã vạch chính xác và dễ dàng nhất

Phần mềm quản lý kho BigSeller là một trong những giải pháp hiệu quả nhất giúp các doanh nghiệp quản lý và điều hành hệ thống kho hàng của mình một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Với BigSeller, các chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý tất cả các kho hàng của mình một cách đồng bộ và nhất quán. Phần mềm quản lý kho BigSeller là phần mềm tự động hóa cao, và đây là yếu tố quan trọng để giảm sự phụ thuộc vào các tác vụ thủ công truyền thống như quản lý kho bằng excel hay quản lý kho bằng google sheet, phần mềm quản lý kho bằng mã vạch BigSeller giúp bạn loại bỏ các sai sót khi ghi nhận dữ liệu trong suốt quá trình hàng hoá được chuyển giao trong chuỗi cung ứng.

Hiện tại, bạn có thể quản lý kho bằng mã vạch trên cả phần mềm quản lý bán hàng BigSeller bản web và cả app quản lý bán hàng trên điện thoại, phần mềm quản lý bán hàng BigSeller cung cấp cho bạn toàn diện các tính năng quản lý kho, giúp việc quản lý kho bằng mã vạch chính xác và dễ dàng hơn rất nhiều.

Bạn có thể đăng ký miễn phí tài khoản BigSeller ngay để áp dụng ngay việc quản lý kho bằng mã vạch, lưu ý với các bạn rằng, BigSeller ngoài các bản trả phí ra còn có bản miễn phí vĩnh viễn hỗ trợ 3000 đơn hàng cho mỗi tháng với đầy đủ các tính năng quản lý kho cũng như quản lý sản phẩm, quản lý đơn hàng, đặt hàng, đối soát Shopee, đối soát TikTok, tính lại lỗ chi tiết, v.v.

Dưới đây là những lợi ích cơ bản của việc sử dụng công nghệ mã vạch trong kiểm soát tồn kho ở app quản lý bán hàng trên điện thoại BigSeller:

①Tăng độ chính xác: Hệ thống quản lý kho bằng mã vạch giúp đảm bảo độ chính xác trong kiểm kê tồn kho, giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào việc nhập liệu sản phẩm và cơ hội phát sinh lỗi.
②Tăng hiệu quả: Nhập liệu thủ công mất nhiều thời gian và dễ gây lỗi. Kiểm soát kho mã vạch giảm thiểu thời gian nhập liệu thông tin sản phẩm và khắc phục lỗi. Kết quả là giúp tăng hiệu quả.
③Cập nhật dữ liệu thời gian thực: Mỗi khi nhân viên quét mã vạch trên sản phẩm, số lượng tồn kho và số lượng bán hàng cập nhật nhanh chóng trên phần mềm quản lý bán hàng miễn phí BigSeller, giúp bạn dù ở đâu, vào bất kỳ thời điểm nào
④Giảm chi phí: Công nghệ mã vạch có chi phí hiệu quả. So với các giải pháp công nghệ hiện đại khác, việc triển khai hệ thống kiểm soát kho mã vạch ở giai đoạn đầu có chi phí đầu tư thấp hơn. Với sự phổ biến ngày càng tăng của thiết bị di động, doanh nghiệp có thể tránh đầu tư vào thiết bị đặc biệt và tiết kiệm chi phí lớn.
 

6. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng BigSeller để quản lý kho bằng mã vạch?

6.1. BigSeller là gì?

BigSeller là phần mềm quản lý bán hàng miễn phí & hiểu rõ nhà bán hàng nhất, BigSeller là đối tác chính thức của 16+ nền tảng lớn như Shopee, Lazada, TikTok Shop v.v., BigSeller là phần mềm quản lý bán hàng cung cấp giải pháp bán hàng từ Online đến Offline trên một hệ thống.

Quản lý tồn kho thời gian thực, kế hoạch nhập hàng thông minh, dữ liệu tồn kho được đồng bộ trên các kênh theo thời gian thực để tránh bán quá mức, phần mềm quản lý bán hàng BigSeller hỗ trợ tải báo cáo tồn kho, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu, cảnh báo khi hàng tồn kho sắp hết để kịp thời nhập hàng, sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho.
 

6.2. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng BigSeller để quản lý kho bằng mã vạch?

Phần mềm quản lý kho BigSeller được thiết kế với giao diện thân thiện với người sử dụng, dễ dàng sử dụng và người dùng có thể tùy chỉnh và điều chỉnh theo nhu cầu của mình đối với giao diện. Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch BigsSeller giúp người dùng có thể quản lý được toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hóa, bao gồm các thông tin về tên hàng, mã hàng, giá cả, số lượng hàng hóa, vị trí của hàng trong kho, và các thông tin khác.
 

Ứng dụng quản lý bán hàng BigSeller hỗ trợ quản lý kho bằng mã vạch cụ thể như:

• Quản lý tồn kho: Ứng dụng cho phép bạn theo dõi số lượng hàng hóa trong kho theo thời gian thực. Khi có hàng hóa mới được nhập vào, chỉ cần quét mã vạch để cập nhật số lượng tự động.

• Kiểm kê hàng hóa: Việc kiểm kê trở nên đơn giản hơn với tính năng quét mã vạch. Bạn có thể dễ dàng xác định số lượng hàng hóa còn lại và phát hiện hàng hóa thiếu hụt.

• Quản lý đơn hàng: Khi khách hàng đặt hàng, nhân viên chỉ cần quét mã vạch sản phẩm để xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác.Ngoài ra, bạn có thể quét kiểm hàng, kiểm tra đơn hàng đã đóng gói đúng sản phẩm hay chưa, tránh việc gây giao nhầm hàng

• Gán mã vạch cho sản phẩm: Mỗi sản phẩm cần có mã vạch riêng biệt. Bạn có thể tạo mã vạch cho từng mặt hàng và dán vào sản phẩm.

• Đào tạo nhân viên: Hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan đều được đào tạo cách sử dụng thiết bị quét mã vạch và ứng dụng quản lý bán hàng.

Kết luận

Quản lý kho bằng mã vạch là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa. Với tính năng quét nhanh chóng và chính xác, mã vạch không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tiết kiệm thời gian trong các hoạt động xuất nhập kho và kiểm kê. Bằng cách tích hợp mã vạch vào hệ thống quản lý kho, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng hàng hóa một cách chính xác, từ đó đưa ra những quyết định kịp thời nhằm nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí. Đầu tư vào công nghệ mã vạch không chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn mà còn góp phần tạo ra sự bền vững và phát triển lâu dài cho doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh hiện nay. Hãy bắt đầu áp dụng mã vạch với BigSeller để quản lý kho và trải nghiệm sự khác biệt mà nó mang lại!